Lo smart working, o lavoro agile, consente di svolgere parte dell’attività fuori dai locali aziendali secondo un accordo tra datore e lavoratore. In questa guida esaminiamo come funziona l’accordo, chi ha priorità nell’accesso, quali diritti spettano al dipendente e quali regole valgono per controlli, sicurezza e infortuni.
1. Introduzione
Lo smart working è una modalità di organizzazione del lavoro sempre più presente nelle imprese e nelle pubbliche amministrazioni. La legge lo definisce lavoro agile: nel seguito le due espressioni saranno utilizzate come sinonimi.
Il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato. Non costituisce un diverso contratto di lavoro: il dipendente continua a svolgere le proprie mansioni, ma alterna l’attività nei locali aziendali con quella all’esterno, secondo quanto concordato con il datore di lavoro.
La finalità indicata dalla legge è duplice: favorire la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Fra i possibili benefici vi sono una maggiore flessibilità, la riduzione degli spostamenti e una diversa organizzazione delle attività per obiettivi. Occorre però evitare che la flessibilità si traduca in una disponibilità continua del lavoratore o in un indebolimento delle tutele per la salute e la riservatezza.
La disciplina di riferimento è contenuta negli artt. 18-23 della legge n. 81/2017. Le disposizioni si applicano, in quanto compatibili, anche ai dipendenti delle pubbliche amministrazioni; in tale ambito assumono rilievo anche le regole organizzative adottate da ciascuna amministrazione.
Il lavoro agile si distingue dal lavoro a domicilio e dal telelavoro. Quest’ultimo è normalmente organizzato attorno a una postazione esterna individuata e a modalità di esecuzione più stabili; nel lavoro agile, invece, la prestazione si svolge in parte all’interno e in parte all’esterno dei locali aziendali, senza una postazione fissa esterna. La qualificazione dipende comunque dalle concrete modalità di svolgimento dell’attività.
2. Che cos’è il lavoro agile
Il lavoro agile consiste in una particolare modalità di esecuzione del rapporto subordinato, stabilita mediante accordo fra le parti. L’attività può essere organizzata per fasi, cicli e obiettivi, senza precisi vincoli di orario o di luogo, nel rispetto dei limiti massimi di durata giornaliera e settimanale previsti dalla legge e dai contratti collettivi. Gli strumenti tecnologici possono essere utilizzati per svolgere la prestazione, ma la loro presenza non è, da sola, sufficiente a qualificare il rapporto come lavoro agile (art. 18, comma 1, legge n. 81/2017).
La prestazione si svolge in parte nei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa. L’alternanza concreta, le giornate e le eventuali fasce di contattabilità vanno definite nell’accordo, anche alla luce delle esigenze organizzative dell’impresa. Lo smart working non attribuisce quindi, di per sé, la facoltà di scegliere unilateralmente qualsiasi luogo o qualsiasi orario di lavoro.
Elementi caratteristici sono dunque: a) l’accordo fra datore e lavoratore; b) l’alternanza tra lavoro interno ed esterno; c) l’assenza di una postazione fissa esterna e di precisi vincoli di luogo e orario, fermo il rispetto dei limiti di durata del lavoro; d) la previsione dei tempi di riposo e delle misure che assicurano la disconnessione.
3. Forma dell’accordo
L’accordo individuale deve essere stipulato per iscritto, ai fini della prova e della regolarità amministrativa (art. 19, comma 1, legge n. 81/2017). Può essere a tempo determinato o indeterminato e deve coordinarsi con le eventuali disposizioni del contratto collettivo applicabile.
La comunicazione telematica al Ministero del Lavoro costituisce un adempimento distinto dalla sottoscrizione dell’accordo: oggi l’accordo non va allegato alla comunicazione, ma deve essere conservato dal datore di lavoro.
4. Chi ha priorità nell’accesso allo smart working
Quando un datore di lavoro pubblico o privato stipula accordi di lavoro agile, deve riconoscere priorità alle richieste delle lavoratrici e dei lavoratori con figli fino a 12 anni, senza limite di età se il figlio si trova in condizione di disabilità grave. La stessa priorità spetta ai lavoratori con disabilità grave e ai caregiver individuati dalla legge (art. 18, comma 3-bis, legge n. 81/2017).
Una specifica priorità è prevista anche per il dipendente che rientra dal congedo disciplinato dalla legge n. 106/2025 per malattie oncologiche, invalidanti o croniche: l’accesso al lavoro agile è prioritario se la prestazione lo consente (art. 1, comma 4).
La priorità non equivale, in via generale, al diritto di imporre al datore il lavoro da remoto. Richiede però che la domanda sia valutata secondo la disciplina applicabile e, in presenza di più richieste, con riguardo alla posizione dei lavoratori tutelati.
Una valutazione più ampia si impone quando lo smart working può costituire un accomodamento ragionevole per un lavoratore con disabilità. La Cassazione, sentenza 10 gennaio 2025, n. 605, ha affermato che occorre verificarne in concreto la praticabilità, bilanciando le esigenze del lavoratore con quelle dell’impresa e considerando gli eventuali oneri organizzativi e finanziari. Il lavoro agile non è, dunque, una soluzione automatica per ogni disabilità, ma non può essere scartato senza un esame effettivo quando rappresenta una misura ragionevolmente attuabile (art. 3, comma 3-bis, d.lgs. n. 216/2003).
5. Contenuto dell’accordo individuale
L’accordo regola le modalità di esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali. In particolare, deve disciplinare:
1. la durata del patto, a termine o a tempo indeterminato, e l’alternanza fra attività in presenza e all’esterno;
2. le modalità di svolgimento dell’attività, anche per fasi, cicli od obiettivi, e l’esercizio del potere direttivo;
3. gli strumenti utilizzati e le regole per il loro impiego;
4. i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
5. le forme di controllo della prestazione resa all’esterno, nel rispetto dello Statuto dei lavoratori e della disciplina sulla protezione dei dati;
6. le condotte, connesse alla prestazione esterna, che possono dar luogo a sanzioni disciplinari (artt. 19 e 21, legge n. 81/2017).
È opportuno precisare anche eventuali luoghi non idonei allo svolgimento dell’attività, le fasce di contattabilità, le modalità di richiamo in sede e le regole di riservatezza. Il Protocollo nazionale sul lavoro agile nel settore privato del 7 dicembre 2021 offre indicazioni utili per la contrattazione e la redazione degli accordi individuali.
6. Comunicazione del lavoro agile
Il datore di lavoro comunica telematicamente al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori interessati e le date di inizio e cessazione della prestazione agile. Non è necessario trasmettere il testo dell’accordo individuale, che va comunque conservato per cinque anni dalla sottoscrizione (art. 23, comma 1, legge n. 81/2017; D.M. n. 149/2022).
Per i datori di lavoro privati, la comunicazione di inizio o proroga deve essere inviata entro i cinque giorni successivi alla decorrenza del periodo comunicato o alla scadenza del periodo da prorogare. Per le pubbliche amministrazioni e le agenzie di somministrazione, il termine è il giorno 20 del mese successivo. Le comunicazioni possono essere effettuate anche in forma massiva mediante gli strumenti messi a disposizione dal Ministero. Le indicazioni operative sono disponibili nella pagina ministeriale sullo smart working.
7. Strumenti di lavoro e incentivi
Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici che assegna al dipendente (art. 18, comma 2, legge n. 81/2017).
L’utilizzo di strumenti personali va concordato, chiarendo requisiti di sicurezza, protezione dei dati ed eventuale rimborso delle spese. Il Protocollo nazionale del 2021 prevede, come criterio ordinario salvo diverso accordo, la fornitura della strumentazione da parte del datore di lavoro.
Gli incentivi fiscali e contributivi eventualmente riconosciuti per incrementi di produttività ed efficienza del lavoro subordinato possono applicarsi anche quando la prestazione sia resa in modalità agile, nel rispetto dei requisiti previsti dalle relative disposizioni (art. 18, comma 4, legge n. 81/2017).
8. Recesso dall’accordo di lavoro agile
Il recesso dall’accordo di smart working pone fine a questa modalità di svolgimento della prestazione, non al rapporto di lavoro subordinato.
Se l’accordo è a termine, ciascuna parte può recedere prima della scadenza in presenza di un giustificato motivo. Se è a tempo indeterminato, il recesso ordinario richiede un preavviso non inferiore a 30 giorni; in presenza di un giustificato motivo, è possibile recedere senza preavviso (art. 19, comma 2, legge n. 81/2017).
Per il lavoratore disabile ai sensi dell’art. 1 della legge n. 68/1999, il preavviso del recesso datoriale dall’accordo a tempo indeterminato non può essere inferiore a 90 giorni, salvo giustificato motivo. Questa regola consente di riorganizzare il lavoro in relazione alle esigenze di vita e di cura.
Anche quando il recesso rispetta il termine previsto, resta necessario valutare le particolari tutele eventualmente spettanti al lavoratore con disabilità e gli accomodamenti ragionevoli concretamente praticabili.
9. Trattamento economico e normativo
Il lavoratore agile ha diritto a un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato, in base ai contratti collettivi, ai dipendenti che svolgono le medesime mansioni esclusivamente nei locali aziendali (art. 20, comma 1, legge n. 81/2017).
Il lavoro agile non modifica, di per sé, l’inquadramento, la retribuzione, il diritto alle ferie o alle altre tutele del rapporto. La spettanza di singole voci legate alla presenza fisica, come il buono pasto, va invece verificata alla luce del contratto collettivo e degli accordi applicabili: non discende automaticamente dalla sola modalità agile.
L’accordo può riconoscere il diritto all’apprendimento permanente e alla periodica certificazione delle relative competenze (art. 20, comma 2). Lo svolgimento della prestazione all’esterno non deve inoltre tradursi in un’esclusione dalle opportunità di formazione e di sviluppo professionale.
10. Potere di controllo e disciplinare
L’accordo individua le modalità con cui il datore di lavoro esercita il potere di controllo sulla prestazione resa all’esterno. Restano fermi i limiti dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori e le regole sulla protezione dei dati personali (art. 21, comma 1, legge n. 81/2017).
È opportuno indicare in modo chiaro quali strumenti vengono impiegati, quali dati sono trattati e con quali finalità. La possibilità tecnica di registrare accessi, collegamenti o attività svolte sul computer non autorizza, da sola, un controllo continuo del dipendente. Anche l’utilizzo dei dati raccolti per fini connessi al rapporto di lavoro richiede il rispetto delle condizioni stabilite dalla legge.
L’accordo individua inoltre le condotte legate all’attività esterna che possono dar luogo a sanzioni disciplinari (art. 21, comma 2). Tali previsioni devono coordinarsi con il codice disciplinare, con la contrattazione collettiva e con le garanzie dell’art. 7 dello Statuto dei lavoratori: l’accordo individuale non attribuisce al datore il potere di introdurre liberamente sanzioni nuove.
Laddove il lavoro agile sia utilizzato in modo ampio, può essere utile un regolamento aziendale, coordinato con gli accordi individuali. Esso può chiarire la programmazione delle giornate, le modalità di contatto e di richiamo in sede, le regole per la gestione dei dati riservati e l’utilizzo degli strumenti. La misurazione della prestazione deve comunque rispettare sia gli obiettivi assegnati sia i limiti di legge sui controlli.
11. Salute e sicurezza nel lavoro agile
Il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza del dipendente che lavora in modalità agile. A tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, almeno una volta all’anno, un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi a questa modalità di esecuzione della prestazione (art. 22, comma 1, legge n. 81/2017).
Dal 7 aprile 2026, l’art. 11 della legge n. 34/2026 ha inserito nell’art. 3 del d.lgs. n. 81/2008 il comma 7-bis. Per l’attività agile svolta in ambienti non nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, la disposizione collega l’assolvimento degli obblighi di sicurezza compatibili con tale modalità, in particolare quelli relativi ai videoterminali, alla consegna dell’informativa annuale. L’omissione dell’obbligo informativo è ora espressamente richiamata fra le violazioni sanzionate dall’art. 55, comma 5, lettera c), del medesimo decreto.
L’informativa deve essere coerente con i rischi effettivi dell’attività, per esempio quelli derivanti dall’uso prolungato di videoterminali, dalla postazione di lavoro e dall’organizzazione dei tempi. Vanno considerate, secondo i casi, la valutazione dei rischi, la formazione e le misure organizzative necessarie. La consegna di un documento generico non risolve da sola ogni problema di prevenzione.
Il lavoratore, dal canto suo, è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure predisposte dal datore per fronteggiare i rischi legati alla prestazione fuori dai locali aziendali (art. 22, comma 2, legge n. 81/2017). La scelta del luogo esterno deve quindi essere compatibile con la sicurezza dell’attività e con la riservatezza delle informazioni trattate.
12. Infortuni e malattie professionali
Il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro gli infortuni e le malattie professionali dipendenti dai rischi connessi alla prestazione resa all’esterno dei locali aziendali (art. 23, comma 2, legge n. 81/2017). La tutela riguarda anche le attività preparatorie o accessorie quando siano strumentali all’esecuzione delle mansioni; resta necessaria la verifica del collegamento con il lavoro svolto.
È tutelato anche l’infortunio in itinere nel normale percorso di andata e ritorno dall’abitazione al luogo scelto per lavorare all’esterno, quando la scelta del luogo sia connessa alle esigenze della prestazione o alla conciliazione dei tempi di vita e di lavoro e risponda a criteri di ragionevolezza (art. 23, comma 3).
Non ogni evento verificatosi in casa o durante una giornata di smart working costituisce, per ciò solo, un infortunio sul lavoro. Occorre accertarne le circostanze e il nesso con l’attività lavorativa; restano escluse le condotte riconducibili a un rischio meramente personale. L’accordo individuale e le indicazioni sulle modalità di svolgimento della prestazione possono essere utili in tale accertamento. Si veda anche la circolare INAIL n. 48/2017.
Per approfondire si veda l’articolo sull’infortunio sul lavoro
13. Domande frequenti sullo smart working
13.1 Il lavoratore può pretendere di lavorare sempre da casa?
In via generale no. Il lavoro agile si basa su un accordo e prevede un’alternanza fra prestazione all’interno e all’esterno dei locali aziendali. Le priorità previste dalla legge e l’eventuale necessità di un accomodamento ragionevole richiedono però un’attenta valutazione delle singole richieste.
13.2. L’accordo individuale deve essere scritto?
Sì. La forma scritta è richiesta ai fini della prova e della regolarità amministrativa. L’accordo non deve essere allegato alla comunicazione telematica, ma il datore di lavoro deve conservarlo.
13.3. Chi ha la priorità per ottenere lo smart working?
Tra i soggetti ai quali la legge riconosce priorità vi sono i genitori con figli fino a 12 anni, i genitori di figli con disabilità grave senza limite di età, i lavoratori con disabilità grave e i caregiver. Una specifica priorità è prevista anche, se l’attività lo consente, per chi rientra dal congedo regolato dalla legge n. 106/2025.
13.4. Il datore può revocare lo smart working in qualsiasi momento?
Occorre distinguere. Nell’accordo a tempo indeterminato il recesso ordinario richiede almeno 30 giorni di preavviso, elevati a 90 per il recesso datoriale nei confronti dei lavoratori disabili indicati dall’art. 1 della legge n. 68/1999. In presenza di un giustificato motivo si può recedere senza preavviso; dall’accordo a termine si può recedere prima della scadenza solo per giustificato motivo.
13.5. Se mi infortuno mentre lavoro da casa, sono coperto dall’INAIL?
La tutela può operare se l’infortunio è collegato all’attività lavorativa svolta in modalità agile. La sola circostanza che l’evento sia avvenuto durante una giornata di smart working non basta: occorre valutare come e perché si è verificato.
Avv. Vittorio Lepri
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